| Funktionen: Workflows | Details |
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| Drag&Drop Gestaltung der Workflows mit Standardelementen | projectnetworld bietet umfangreiche Funktionen zur flexiblen Gestaltung von Workflows nach dem internationalen BPMN 2.0 Standard. Ein Workflow wird durch PNW in Abstimmung mit den Benutzern individuell erstellt und im Workflow Modul hinterlegt. Digitalisieren und automatisieren Sie beispielsweise Ihre Freigabeprozesse für Projekte, Dokumente oder Formulare. |
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| Individuelle Rollen (Funktionen) | Alle interne sowie externe Prozessbeteiligten können in Workflows repräsentiert werden (Pool). Einzelne Teilnehmer werden mittels Benutzer / Benutzerrolle in einem Workflow abgebildet (Lane). Jegliche Benutzer und Rollen können in einem Workflow eingebunden werden. Die Verwaltung der Rollen und Rechten ist einfach verwaltbar. |
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| Serielle und parallele Aufgaben | Es ist möglich serielle und parallele Aufgaben in Workflows abzubilden. Für detaillierte Informationen betreffend Workflow-Modellierungen nach BPMN2.0 Standard, verweisen wir auf unsere Knowledge-Base. |
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| Einzel- und Mehrfachaufgaben | Es ist möglich Einzel- sowie Mehrfachaufgaben in Workflows abzubilden. Für detaillierte Informationen betreffend Workflow-Modellierungen nach BPMN2.0 Standard, verweisen wir auf unsere Knowledge-Base. |
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| Schleifen | Es ist möglich Schleifen in Workflows abzubilden. Für detaillierte Informationen betreffend Workflow-Modellierungen nach BPMN2.0 Standard, verweisen wir auf unsere Knowledge-Base. |
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| Individuelle Script Aufgaben | Script Aufgaben sind speziell programmierte Funktionen die durch das System im Hintergrund ausgeführt werden. z.B. Sperre der Bearbeitung der erweiterten Projekteigenschaften. Es stehen derzeit Script Aufgaben für das Sperren und Entsperren von Dokumenten zur Verfügung. Damit kann beispielsweise verhindert werden, dass eine Dokumentenversion während des Durchlaufes eines Freigabe-Workflows erstellt werden kann. |
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| Individuelle farbliche Gestaltung | Die einzelnen Elementen in einem Workflow können individuell farblich gestaltet werden. Für detaillierte Informationen betreffend Workflow-Modelierungen nach BPMN2.0 Standard, verweisen wir auf unsere Knowledge-Base. |
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| Einstellungen für Fristen | Fristen für z.B. Prüfschritte können einfach gesetzt und gemonitored werden. |
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| Einstellungen für Erinnerungen | Erinnerungen für z.B. fällige Prüfschritte können gesetzt werden. Die zuständige Person wird auf der Plattform mittels Benachrichtigungen informiert. |
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| Mehrere Objekte (Dokumente, Formulare, etc.) einem Workflow zuweisbar | Ein Workflow kann für die Objekte Arbeitsraum, Dokument und Formular ein Workflow gestartet werden. Nachdem unterschiedliche Workflow- Einstellungen für diese Objekte vorzunehmen sind, sind pro Objekttyp (Arbeitsraum, Dokument, Formular) auch unterschiedliche Workflowtypen vorgesehen. Es kann pro Objekt nur eine Workflow Instanz gestartet werden, es können jedoch in einer Workflow-Instanz mehrerer Objekte (z. B. Dokumente) enthalten sein. |
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| Direkte Ablage von Dokumenten bei Workflowaufgaben | Eine direkte Ablage von mehreren Formularberichten, Dokumenten und Plänen bei einer Workflow-, oder Planmanagement Aufgabe ist möglich. |
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| Workflowobjekt während Prüfung sperrbar | Wird ein Workflowobjekt (z.B. Dokument oder Formular) gerade durch einen Verantwortlichen bearbeitet, so kann das Objekt während der Bearbeitung gesperrt werden. |
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| Kommentarfunktion Workflows | Die Kommentarfunktion bei Workflows ermöglicht nachvollziehbare und strukturiert dokumentierte Prozessverläufe. Zentrale und individuelle Benachrichtigungen halten das Projektteam stets über Änderungen im Prozess informiert. |
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| Multitaskfunktion Workflows | Diverse Aufgaben werden von einer Multitaskfunktion unterstützt. So haben Prüfer beispielsweise die Möglichkeit mehrere Prüfaufgaben gleichzeitig zu öffnen um sie effizienter zu erledigen. |
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| Versionierung Workflows | Flexible Anpassungen z.B. entfernen einer Rolle oder Aufgabe sind durch Versionierung von Workflows auch im laufenden Betrieb möglich. |
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| Historie | In der Workflow Historie werden alle bereits durchgeführten Schritte (Schrittname, Wer, Zeitpunkt der Zuweisung des Schrittes, Abschluss des Schrittes, gegebenenfalls definierte Fristen, Status des Schrittes, durchgeführte Aktionen und Kommentar) dokumentiert und auch Verweise auf das oder die zugrundeliegenden Objekte (z. B. Dokumente) gespeichert. |
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| Zentrale und individuelle Benachrichtungen | Durch Benachrichtigungen können Sie sich über Ereignisse zu einem Worklfow informieren lassen. Diese können von einem Administrator vorgegeben werden bzw. hat jeder Benutzer die Möglichkeit sich diese selbst zu konfigurieren.
Benachrichtigungen können personenbezogen sowie rollenbezogen eingestellt werden, z.B. alle Planer im Projekt erhalten diese Benachrichtigung. |
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| Automatische Ablage von Objekten nach Beendung des Workflows | Workflows und Planläufe können so konfiguriert werden, dass nach Beendigung der Workflows, Formularberichte automatisiert erstellt, und automatisch in einen definierten Ordner im Modul Dokumente abgelegt werden. Diese Funktion steht für Standard- und Individualberichte zur Verfügung. Außerdem können Dokumente und Pläne automatisiert in einen definierten Ordner im Modul Dokumente abgelegt werden. |
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| Dashboard-Channel | Die Übersichtsseite jedes Arbeitsbereichs (Dashboard) beinhaltet folgenden Inhalten zum Modul Workflows: Neue Aufgaben und Aufgaben – In Bearbeitung, verspätet oder beginnend in der nächsten Woche. Außerdem werden aktive Workflows auf der Projekt Übersichtsseite angezeigt. |
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