Die Funktionen von projectnetworld im Detail: das Dokumentenmanagement

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zentral managen

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Dokumente effizient verwalten.

​Ihr digitales Dokumentenmanagement mit projectnetworld.

Der Überblick über Informationen geht rasch verloren, denn die täglich zu bewältigenden Datenmengen in Planungs-, Prüf- und Bautätigkeiten nehmen stetig zu. In solchen Situationen ist das Potential für Fehler groß und nicht selten führt dies zu Projektverzögerungen. Denn eines der Hauptursachen für Projektfehler stellen eine mangelhafte Kommunikation gepaart mit einer Vervielfältigung und das Arbeiten an veralteten Dokumenten dar. Ein strukturiertes Dokumentenmanagement unterstützt das Projektteam Ihre Datenmengen / Dokumenten geordnet abzulegen, aktuell zu halten, rasch aufzufinden, zu verteilen und zu archivieren.

EFFIZIENT

Mit dem Dokumentenmanagement von projectnetworld schaffen Sie rasche eine strukturierte Datenablage und arbeitet jeder im Projektteam mit dem gleichen Datenstand.

SCHNELL

Nutzen Sie eine Strukturvorlage aus unserem umfangreichen Pool oder legen Sie die Strukturen selbst fest. Oder importieren Sie mittels Drag&Drop Ihre bewährten Strukturen.

EINFACH

Der Fokus von projectnetworld liegt auf einfachster Usability und perfektem Überblick – für alle Beteiligten – ob Bauherr, Projektsteuerung oder ausführendes Unternehmen.

Digitales Dokumentenmanagement verändert Ihr Arbeiten mit wenigen Klicks.

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​Die Lieblingsfeatures unserer Kunden

​Jede unserer Lösungen hat Funktionen, die unsere Kunden besonders schätzen. Das Dokumentenmanagement von projectnetworld besticht durch schnellste Einsetzbarkeit, einfache Usability, hohe Sicherheit und Flexibilität.

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Die Funktionen von projectnetworld im Detail: News Die Funktionen von projectnetworld im Detail: die Querschnittsfunktionen

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Wer profitiert vom Dokumentenmanagement?

Bauherr
Projektsteuerung
Planer und Prüfer
Örtliche Bauleitung
Auftragnehmer

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Noch mehr Gründe für digitales Dokumentenmanagement

Usability

​Wie bei allen Lösungen von projectnetworld liegt auch hier unser Fokus auf einfachster Usability und perfekt aufbereiteten Informationen für alle Beteiligten – ob für den Bauherr, Planer, Prüfer oder Projektleiter.

Vorlagencenter

​Sie müssen das Rad nicht neu erfinden und können sich auf unsere Expertise verlassen. Unser Vorlagencenter für u.a. Workflows steht Ihnen nach Bedarf jederzeit zur Verfügung.

​Verknüpfungen & Volltextsuche

Suchzeiten werden reduziert durch die Möglichkeit von smarten modulübergreifenden Verknüpfungen und einer Volltextsuche.

​Automatische Archivierung

​Ältere Versionen von Dokumenten werden automatisch archiviert. Sie arbeiten immer mit dem neuesten Stand.

​Konfigurierbare Ansichten

​Neben der Favoritenansicht können Sie mit einem Klick auf „Leere Ordner ausblenden“ die Ansicht auf jene Ordner reduzieren, die Dokumente beinhalten und so die Übersichtlichkeit erhöhen.

​Temporäre Links

​Temporäre Links ermöglichen Ihnen sicher und schnell Dateien mit externen Partnern (Personen ohne Zugang zur projectnetworld) zu teilen, während Sie weiterhin die vollständige Übersicht und Kontrolle über Ihre Daten behalten.

FAQ

Was Sie immer schon über digitales Dokumentenmanagement wissen wollten.

Digitales Dokumentenmanagement bietet eine zentrale, sichere und strukturierte Ablage für alle Projektdokumente. In der Baubranche, wo zahlreiche Beteiligte auf dieselben Dokumente, Pläne und Informationen zugreifen müssen, ist dies entscheidend, um Versionskonflikte und Informationslücken zu vermeiden. Durch ein digitales Dokumentenmanagement sind alle aktuellen und relevanten Daten für das gesamte Projektteam zugänglich, was die Zusammenarbeit verbessert und Fehler minimiert. Ein gut strukturiertes System trägt zudem dazu bei, dass alle Projektunterlagen vollständig und revisionssicher erfasst werden, was für die Nachverfolgbarkeit und Qualitätssicherung und für den weiteren Betrieb besonders wichtig ist.

projectnetworld ist eine speziell für die Anforderungen der Baubranche entwickelte Cloud-Lösung für umfassendes Dokumentenmanagement. Die Plattform ermöglicht eine strukturierte und zentrale Verwaltung aller Projektdokumente – von Plänen über Berichte bis hin zu Fotos, etc. Flexible Ablagestrukturen lassen sich individuell anpassen, und jede Dokumentenänderung wird automatisch versioniert, wodurch eine vollständige Änderungshistorie gewährleistet ist.

Die einfache „Drag & Drop“-Funktion erlaubt das Hochladen und direkte Nutzen vorhandener Strukturen. Zusätzlich bietet die projectnetworld App mobilen Zugriff auf alle relevanten Dokumente, was den Einsatz auch auf Baustellen erleichtert. So bleiben alle Projektbeteiligten stets auf dem neuesten Stand, was eine effiziente und lückenlose Zusammenarbeit fördert​

projectnetworld bietet zahlreiche Vorteile, die speziell auf die Herausforderungen im Bauwesen zugeschnitten sind:

⇀ Klar strukturierte Ablagen: Alle Projektdokumente sind zentral organisiert und durchsuchbar, wodurch unnötige Suchzeiten und Verwirrungen vermieden werden.

⇀ Revisionssichere Versionierung: Jede Änderung wird automatisch dokumentiert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer was geändert hat. Dies ist besonders wichtig für die Transparenz und Dokumentationspflicht im Bauwesen.

⇀ Mobiler Zugriff: Mit der projectnetworld App können Sie direkt auf der Baustelle auf alle Dokumente zugreifen, Änderungen einsehen und Informationen teilen. So bleiben Sie jederzeit flexibel und gut informiert.

⇀ Sichere Zusammenarbeit: Durch klare Berechtigungen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu bestimmten Dokumenten haben. Externe Partner können über temporäre Links sicher eingebunden werden.

⇀ Reduzierung von Fehlern: Dank der automatischen Aktualisierung und Versionierung werden Verwechslungen und Fehler vermieden, die bei komplexen Bauprojekten häufig auftreten können.

Die Projektdokumentation umfasst die vollständige Erfassung und Archivierung aller wichtigen Unterlagen, Pläne und Nachweise, die im Laufe eines Bauprojekts entstehen. Ziel ist es, am Ende des Projekts eine revisionssichere Bauakte zu haben, die den gesamten Projektverlauf lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar macht.

Dokumentenmanagement hingegen beschreibt den aktiven Prozess, bei dem diese Dokumente laufend organisiert, versioniert und aktualisiert werden. Dazu gehören wichtige Funktionen wie die automatische Versionierung, Zugriffssteuerung und die Bereitstellung der aktuellsten Informationen für alle Beteiligten.

Mit projectnetworld lassen sich beide Bereiche optimal abdecken. Dokumente können aktiv verwaltet werden, während gleichzeitig eine vollständige und strukturierte Projektdokumentation erstellt wird. Am Ende des Projekts erhalten Sie Ihre Projektdokumentation bzw. Bauakte automatisch und revisionssicher – perfekt geordnet und bereit zur Übergabe.

projectnetworld umfasst umfassende Funktionen für die digitale Dokumentenverwaltung, die speziell auf die Bedürfnisse von Bauprojekten ausgerichtet sind:

⇀ Flexible Ablagestrukturen: Sie können Vorlagen verwenden oder Ihre eigene, projektbezogene Ordnerstruktur erstellen, bestehende Strukturen importieren und jederzeit anpassen.

⇀ Automatische Versionierung: Jede hochgeladene Version eines Dokuments wird revisionssicher gespeichert, sodass Sie eine lückenlose Änderungshistorie haben.

⇀ Volltextsuche: Durchsuchen Sie Ihre Projektdokumente schnell und einfach, um direkt auf die gewünschten Informationen zuzugreifen – ideal für große Projekte mit vielen Dokumenten.

⇀ Berechtigungs- und Zugriffssteuerung: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Ordner und Dokumente zugreifen können.

⇀ Mobile App: Alle Dokumente sind auch unterwegs zugänglich. So behalten Sie den Überblick, egal ob im Büro oder auf der Baustelle.

Mit der automatischen Versionierung von projectnetworld wird bei jedem Hochladen eines Dokuments eine neue Version erstellt. Dadurch steht jederzeit eine vollständige Änderungshistorie zur Verfügung, die genau nachvollziehbar macht, wer welche Anpassungen vorgenommen hat. Bei Bedarf lassen sich frühere Versionen einsehen, was die Transparenz im Projektverlauf erhöht und die Qualitätssicherung erleichtert.

Ja, projectnetworld unterstützt das nahtlose Einfügen bestehender Ordnerstrukturen durch Drag & Drop oder den ZIP-Upload. Dies ermöglicht die problemlose Integration bereits vorhandener Dokumentationen in die Plattform und die sofortige Weiterarbeit, ohne die bisherige Struktur aufgeben zu müssen. Diese Flexibilität erleichtert den Übergang auf projectnetworld und spart Zeit, da bestehende Arbeitsprozesse beibehalten werden können.

projectnetworld bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, um Projektdokumente optimal zu schützen. Die Plattform verfügt über ein Berechtigungssystem, das den Zugang zu Dokumenten und Ordnern ausschließlich autorisierten Personen erlaubt. Jede Änderung wird revisionssicher dokumentiert, und die klare Zugriffssteuerung gewährleistet den Schutz vertraulicher Informationen. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert, und die Plattform erfüllt hohe Sicherheitsstandards, die eine sichere und transparente Zusammenarbeit im Bauprojekt unterstützen.

Wenn Sie projectnetworld kennenlernen möchten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, eine Demo- oder Testversion anzufordern. In einer geführten Demo können Sie die Plattform und ihre Funktionen hautnah erleben und erfahren, wie sich projectnetworld in Ihren Arbeitsalltag integrieren lässt. Sie können die Software auch mit Ihrem Team ausprobieren und gemeinsam die Vorteile für das Dokumentenmanagement und die Projektdokumentation testen. So gewinnen Sie einen realistischen Einblick in die Möglichkeiten und den Nutzen für Ihr Bauprojekt.

Die täglich zu bewältigenden Datenmengen in unseren Planungs-, Prüf- und Bautätigkeiten nehmen stetig zu. Die projectnetworld Plattform ermöglich es uns den Überblick über die dort enthaltenen Informationen zu bewahren. Seit der Verwendung der Plattform in unseren Bauvorhaben haben wir unsere Suchzeiten und Kosten signifikant gesenkt!

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