Einer der ersten der exakt einsetzt, ist Franz Gruber mit seinem Team: „Ich habe mich gemeldet, weil wir zu der Zeit ein neues Projekt begonnen haben und es von vornherein digital aufsetzen konnten. Bei den Planungsbesprechungen haben wir die Plattform vorgestellt, erklärt wie die Ablage funktioniert und wo welche Dokumente abgelegt werden sollen.“ Die Dokumentenstruktur kann nach unten erweitert und genau nach dem Bedarf des Teams eingerichtet werden.

Natürlich gab es zu Beginn einige Skepsis, weil gewohnte Arbeitsweisen aufgegeben werden mussten. Mittlerweile funktioniert die Zusammenarbeit im Planungsteam, das aus internen Mitarbeitern und externen Auftragnehmern besteht, sehr gut, berichtet Gruber: „Wir arbeiten in dem Projekt ausschließlich über exakt und sind damit sehr zufrieden. Ein großer Vorteil ist die Kombination der Plattform mit Outlook, jeder wird automatisch verständigt, sobald ein Dokument abgelegt wird.“ Jetzt hat man die Sicherheit, dass alle mit den gleichen Grundlagen arbeiten und die Dokumente auch gleichzeitig bekommen. Früher war das anders, in einem Großprojekt mit 15 Auftragnehmern hatte jeder die Dokumente auf seinen eigenen Servern liegen und bei 15 Ablagen war die Gefahr groß, dass mit unterschiedlichen Versionen gearbeitet wurde.

Als Ansprechpartnerin für die Umstellung auf exakt fungierte Frau Reichmann, die Assistentin in der Projektentwicklung Villach, sie schätzt den einfachen Umgang mit Dateien jeder Größe: „Bei Vermessungen entstehen sehr große Dateien, die Datenmengen explodieren. Alles immer auf Server rauf und runter zu laden war mühsam und hat nicht jedes Mal funktioniert. Mit der zentralen Ablage erfolgt die Verständigung innerhalb der Gruppe und jeder hat sofort die gleiche Version.“

Bis jetzt arbeitet man mit drei Arbeitsräumen und nutzt die Erfahrungen für punktuelle Erweiterungen, im Sinne eines lebenden praxisorientierten Systems. So wurde gemeinsam mit Projektleiter Strobl, zuständig für die Einführung von exakt, bereits eine Protokollvorlage für den wöchentlichen Jour Fixe entwickelt, wo das Ergebnis prägnant in Stichworten zusammengefasst wird und wiederum allen gleichzeitig zur Verfügung steht.