2013 – Das Problembewusstsein entsteht

Die Initialzündung kam von den Projektleitern, denn der administrative Aufwand wurde immer größer. Um die vielen Projektinformationen mit den Partnern auszutauschen, mussten ständig Daten auf externe Plattformen hoch- bzw. heruntergeladen werden. Die Projektdaten und Unterlagen waren in mehreren Datenablagen wie z.B. E-Mail, Fileservern oder Datentransferservern gespeichert. Zusätzlich gab es ein ASFINAG-internes zentrales Datenarchiv mit starren Ordnern und der Aufwand on top war groß, dort laut Dokumentationsrichtlinie alles geschäftsrelevanten Dokumente und Unterlagen abzulegen.

Automatisieren und damit vereinfachen war daher die erste Idee von René List, Abteilungsleiter Elektrotechnische und Maschinelle Ausrüstung. Um Erfahrungen zum Thema teamübergreifende Kommunikationsplattform zu sammeln, kam es auch zu einem Informationsaustausch mit den ÖBB, die damals mit einer cloudbasierten Lösung zu arbeiten begannen. „Die erste Idee war, ein System mit automatisierter Ablage zu finden, das außerdem den Projektleitungen erlaubt, einfach mit den Teams zusammenzuarbeiten“, berichtet René List über die Anfänge.

2014 – Erste Pilotprojekte

Eine Marktanalyse zeigte, dass es zwar hunderte Projektmanagement Plattformen gab, aber keine war für die spezifischen Abläufe von Bauprojekten ausgelegt. Daher setzte List eigene Piloten auf, um Prozesse wie Planmanagement oder Projektkommunikation zu testen; zuerst in seinem eigenen Verantwortungsbereich. Danach wurde aufgrund der erfolgreichen ersten Gehversuche entschieden, die Pilotprojekte auszuweiten und auch Projekte in anderen Abteilungen wie Bau oder Planung zu testen.

2015 – Weitere Pilotprojekte beim Bau, Wirksamkeitsbericht

Mit den nächsten Installationen wurden Abläufe für alle Abteilungen, die Bauprojekte abwickeln, getestet. In dieser Phase war es wichtig, Prozesse zu verstehen und Lösungen anzubieten, erklärt List: „Um dieses innovative Thema umzusetzen, muss man als Projektleiter die Organisationsschmerzen verstehen, sowie Potenziale aufzeigen. Vernetzt denken und Lobbying war hier essentiell. Diese Grundlagenarbeit braucht Hartnäckigkeit und den Willen, die Qualität der Projektabwicklung zu verbessern – das war mein Kernthema.“

Im Rahmen eines weiteren Erfahrungsaustausches mit den ÖBB lernte René List projectnetworld kennen und führte eine nächste Marktevaluierung mit Richtpreisen verschiedener Anbieter durch.

Die Pilotprojekte waren erfolgreich und nun galt es zu entscheiden, ob künftig unternehmensweit einheitlich gearbeitet werden soll, oder weiterhin punktuell spezifische Software gekauft wird. Dazu schrieb List einen Erfahrungsbericht über die Wirksamkeit der Pilotinstallationen. Verknüpft mit einem parallel im Haus laufenden Organisationsprojekt zur Optimierung der Projektabwicklung empfahl List in seinem Bericht, dass mit einer Cloud Lösung die gewünschten Vorteile erreicht werden können: Abwicklung optimieren, Prozesse automatisieren und Datenhaltung verbessern.

2016 – Entscheidung für zentrale Plattform, Erstellung Projektstruktur

Basierend auf dem Wirksamkeitsbericht fällte die Geschäftsführung Anfang des Jahres die strategische Entscheidung für eine zentrale teamübergreifende Plattform und gab das Budget dafür frei.

In der Folge definierte man eine umfassende Projektorganisation mit Leitung, Assistenz, Vertretern aus allen Fachbereichen plus Organisationen wie der Rechtsabteilung. Als Projektleiter wurde Franz Fegelin bestellt. Die Erfahrungen aus den Pilotinstallationen, erforderliche Schnittstellen, der Nutzen und geschätzte Aufwände wurden in einem finalen Entscheidungspapier dargestellt.

2017 – Finaler Umsetzungsauftrag, Ausschreibung und Vergabe

Der Umsetzungsauftrag wurde von der Geschäftsleitung im Jänner beschlossen und die Ausschreibung mit Use Cases gestartet. Die Vergabe erfolgte in mehreren Verhandlungen, als Bestbieter gingen gemeinsam projectnetworld als Anbieter der Plattform und Tieto als IT-Dienstleister hervor. Bei der Definition der Use Cases, der Vergabe und der Umsetzung brachte List nun als eine der anfordernden Bauabteilungen die gewonnene Expertise in das Projekt ein.

2019 – Inbetriebnahme

Der unternehmensweite Roll-Out erfolgte im Herbst. René List blickt nun gespannt auf den beginnenden operativen Betrieb: „Wir haben ein sehr gutes Projektteam, welches fantastische Arbeit geleistet hat. Die sehr gute intuitive Oberfläche und die Möglichkeit über Organisationsgrenzen hinaus ohne Systembrüche arbeiten zu können, wird eine wesentliche Erleichterung für unsere Bauprojektteams. Das ist die Zukunft im Projektmanagement.“