| Funktionen: Dokumente | Details |
|---|---|
| Flexibel konfigurierbare Ablagestrukturen | Sie können eine Vorlage aus unserem umfangreichen Vorlagencenter verwenden oder Ihre Ablagestruktur selbst festlegen. Bestehende Ordnerstrukturen aus anderen Systemen können einfach (z.B. mittels ZIP Upload) übernommen werden. Außerdem können bestehende Ordnerstrukturen für zukünftige Projekte in Projektvorlagen übernommen werden. |
| Dokumentenvorlagen | Projektspezifische Dokumentenvorlagen können im Ordner „Dokumentvorlagen“ strukturiert an einem Ort abgelegt werden. So können hier z.B. Firmenvorlagen abgelegt werden, um einheitliche Unterlagen zu gewährleisten. Jeder Benutzer hat außerdem die Möglichkeit, seine persönlichen projektspezifischen Vorlagen im Ordner „Meine Dokumentvorlagen“ zu erfassen und verwalten. Sie können Ihre Dokumentenvorlagen auch projektübergreifend über Ihren personal Bereich verwalten. Der persönliche Ordnerbereich kann auch zum Dokumententransfer zwischen Projekträumen genutzt werden, um Dokumente komfortabel mittels Drag&Drop zwischen den Projekten zu kopieren. |
| Automatische Versionierungen und vollständige Historie | Das System ermöglicht die Verwaltung aller Versionen eines Dokuments – von der Entstehung bis zur Archivierung. Eine lückenlose Aufzeichnung ermöglicht es jederzeit Auskunft zu bekommen über wer was in welcher Version geändert hat, wer sich ein Dokument angesehen hat, welche Nachrichten versendet wurden, usw. Die Historie ist nicht änderbar und somit revisionssicher. |
| Check-In / Check-Out Mechanismus | Ein automatisches Versionsmanagement wird über einen intelligenten „Check In / Check Out“ Mechanismus ermöglicht. Dies bietet den Vorteil, dass ein Dokument, welches gerade bearbeitet wird, für andere Benutzer gesperrt ist (Lesen ist weiterhin möglich). Nach der Bearbeitung wird das Dokument wieder für alle in der neuen Version zur Verfügung gestellt. |
| Quick Check-In | Unsere „Quick Check In“ Funktion ermöglicht es Ihnen eine neue Datei komfortabel mittels Drag&Drop über eine ältere Version zu legen. Sie werden benachrichtigt falls das Dokument gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet wird. Sollte seit Ihrem letzten Download eine neue Version von einem anderen Benutzer erstellt worden sein, erhalten Sie ebenfalls einen entsprechenden Hinweis. |
| Drag & Drop Funktion | Dokumentenvorlagen, bestehende Dokumente, Ordner oder sogar Ordnerstrukturen lassen sich einfach auf der Plattform verschieben oder importieren mit der Drag & Drop Funktion. |
| Tagging | Unter Tagging versteht man die projektspezifische Vergabe von Begriffen, die ein Dokument näher beschreiben. Fügen Sie den Dokumenten Tags hinzu, um sie später leichter auffinden zu können. Die erstellten Tags sind für alle Projektteilnehmer sichtbar und auswählbar. |
| Beschlagwortung | Mit der Beschlagwortung Funktion kann eindeutig festlegen, welche Dokumente in einem bestimmten Ordner abgelegt werden sollen. Eine mehrstufige Beschlagwortung ist möglich. Die Beschlagwortung ist in die Suchfunktion integriert. |
| Dokumenteneigenschaften | Basisinformationen zu Dokumenten wie Autor, Format, Größe, Datum, Version etc. werden automatisch erfasst. Zusatzinformationen wie der Bearbeitungsstatus, Beschreibungen, Kommentare können jederzeit ergänzt werden. |
| Volltextsuche | Die Volltextsuche ist die perfekte Hilfe, um sämtliche Dokumente – sogar projektübergreifend – nach bestimmten Inhalten und Informationen schnell und einfach zu finden. Durch eine Vielfalt an Suchparametern, Sortier- und Anzeigeoptionen wird das Suchergebnis auf die individuellen Anforderungen reduziert und auch bei einer Vielzahl an Dateien, innerhalb weniger Sekunden angezeigt. |
| Lesezeichenfunktion | Mit einem Lesezeichen kann ein Dokument in verschiedenen Ordnern angezeigt werden, obwohl dieses Dokument nur einmal im Projekt abgelegt wurde. Zweck dieses Lesezeichens ist es, dass auf diese Weise Projekt-Teilnehmer Informationen aus Ordnern erhalten, zu denen Sie keinen Zugang haben (z.B. technische Bestandsdokumentation für den weiteren Betrieb des Bauwerks). Zusätzlich soll durch diese Funktion eine redundante Ablage von Dokumenten vermieden und eine einheitliche Versionierung gewährleistet werden. |
| Online Bearbeitung von Dokumenten | Die online Bearbeitung von Dokumenten funktioniert mittels WebDAV und unterstützt alle gängigen MS Office Dokumente. Diese können online, ohne lokales zwischenspeichern, bearbeitet und automatisch auf der Plattform gespeichert werden. Auch offline Bearbeitungen am Dokument werden beim nächsten Login automatisch aktualisiert. Die online Bearbeitung ist vollständig im Versionsmanagement integriert und gewährleistet somit eine nachvollziehbare Änderungshistorie bei den Dokumenten. |
| Dokumentencodierung | Unsere individuell anpassbare, automatische Dokumentencodierung (optional) unterstützt eine einheitliche Dokumentenbezeichnung im Projekt. Anhand des Dateinamens kann ein automatischer Dokumentenname nach individuell festgelegten Vorgaben generiert werden. Dies erleichtert Ihre Suche und Klassifizierung von Dokumenten erheblich. |
| Flexibel konfigurierbare Berechtigungen | Berechtigungen können bis auf Objektebene z.B. Ordner oder Dokument, hinterlegt werden. Ordner können zusätzlich eingeschränkt werden, um ein unerwünschtes Umbenennen oder Verschieben zu verhindern. Das Ablegen von Dokumenten oder sonstige Konfigurationen bleiben den Benutzern jedoch erhalten. Bestehende Berechtigungsstrukturen können im laufenden Betrieb angepasst werden. |
| Zugriffscheck | Eine transparente Zugriffsprüfung ermöglicht es jedem Benutzer zu sehen, wer Zugriff auf Ordner oder Dokumente hat. |
| Favoritenansicht | Um die Ansicht auf oft verwendete Ordner und Dokumente einschränken zu können, steht Ihnen die Favoritenansicht zur Verfügung. |
| Bildvorschau | Die Ansicht kann auf Knopfdruck von Listenansicht zu Bildvorschau gewechselt werden. Reduzieren Sie die Suchzeiten für Bilder durch die Verwendung der Bildvorschau-Funktion. Beim Bewegen des Mauszeigers über ein Dokument oder Bild, aber auch in der Ordneransicht, wird ein Vorschaubild mit Bildvorschau angezeigt. Bildvorschauen sind natürlich auch in der Ablagestruktur sichtbar und in Berichten druckbar. |
| Ausblenden von leeren Ordnern | Neben der Funktion der Favoritenansicht können Sie mit einem Klick auf „Leere Ordner ausblenden“ die Ansicht auf jene Ordner reduzieren, die Dokumente beinhalten. |
| Benachrichtigungen | Durch Benachrichtigungen können Sie sich über Ereignisse zu einem Ordner oder einem Dokument informieren lassen. Diese können von einem Administrator vorgegeben werden bzw. hat jeder Benutzer die Möglichkeit sich diese selbst zu konfigurieren. Benachrichtigungen können personenbezogen sowie rollenbezogen eingestellt werden. Benachrichtigungen können in einem von Ihnen definierten Zeitintervall (sofort, täglich, wöchentlich, monatlich) per E-Mail versendet und projektübergreifend konfiguriert werden. |
| Ordnerübergreifender Dokumentenversandt | Im Zuge des Sendes von Nachrichten, ist das Anhängen von mehreren Dateien, welche in unterschiedliche Ordnern abgelegt sind, möglich. |
| Dokumentenfreigabe mittels temporäre Links | Temporäre Links ermöglichen Ihnen sicher und schnell Dateien mit nicht registrierte Plattformteilnehmern zu teilen, während Sie weiterhin die vollständige Übersicht und Kontrolle über Ihre Daten behalten. Der Link ist nur für einen vorab definierten Zeitraum gültig. |
| Diskussionen | Diskussionen z.B. bezogen auf bestimmte Dokumente, ermöglichen einen gesammelten und übersichtlichen Informationsaustausch. |
| Dokumenten Workflows | Senden Sie Dokumente durch Workflows, um ihre Prozesse lückenlos zu dokumentieren. |
| ZIP-Import | Der Import jeglicher Dateitypen und Dateigrößen wird unterstützt. Dokumente können einfach per Drag & Drop hochgeladen werden. Bei größeren Dateien und Ablagestrukturen aus anderen Systemen, steht Ihnen ein Massen-Upload per ZIP-Datei zur Verfügung. |
| ZIP-Export | Sie können Ihre Projektablagestruktur jederzeit (Ordner, Dokumente und Inhaltsverzeichnis) als ZIP-Datei downloaden. |
| Schnittstellen (API) | Auf Wunsch stehen Ihnen umfangreiche Schnittstellen zur Verfügung, um andere Systeme (z.B.: BIM Plattformen, Archivierungssysteme, etc.) an projectnetworld anzubinden. |
| Duplikatscheck | Während des Dokumentenuploads wird überprüft, ob das Dokument bereits abgelegt wurde. |
| Querschnittsfunktionen Dokumente | Details |
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| Mailbox | projectnetworld erfordert keine eigene spezifische Projektmailadresse, sondern verwendet Ihre auf der Plattform hinterlegte E-Mailadresse.
Ihre persönliche Mailbox beinhaltet alle von Ihnen über die Plattform versendeten Nachrichten und alle an Sie über die Plattform gesendeten Nachrichten. Es besteht die Möglichkeit Nachrichten zu suchen, gruppieren, filtern, sortieren oder exportieren. Sie können jederzeit zwischen einer projektspezifischen oder projektübergreifenden Ansicht wechseln. Nachrichten zu Dokumenten oder Ordnern können an Personen, Rollen oder Verteilerlisten versandt werden. Alle Nachrichten sind, einmal versendet, nicht änderbar somit revisionssicher. |
| Berechtigungskonzept | Das Berechtigungskonzept dient in erster Linie dem Schutz der Daten und ermöglicht dem Benutzer ausschließlich Zugriff auf jene Objekte, z.B. Ordner und Dokumente, für die er eine Berechtigung hat. Das Berechtigungssystem wird über Modul-Rechte und Objekt-Rechte gesteuert und kann personenbezogen sowie rollenbezogen umgesetzt werden. Die folgenden Berechtigungsstufen wurden bereits definiert: Anzeigen, Ändern, Erstellen, Löschen, Berechtigungen ändern. |
| Modulübergreifende Verlinkungen | Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, alle systemisch erfassten Informationen durch eine mittels modulübergreifender Verknüpfungen erstellte Netzwerkstruktur jederzeit und überall verfügbar zu haben. Informationen können auf logische Weise gebündelt werden, z. B. kann jedes Formulardatenblatt mit anderen Projektinformationen – wie Dokumenten, Terminen (Besprechungen, Aufgaben, Meilensteinen) oder anderen Formulardatenblättern oder anderen Objekten – verknüpft werden. Diese systemische Unterstützung gewährleistet die Qualitätssicherung des Prozesses, vermeidet Fehler und erhöht die Effizienz. |
